La tenda rossa #2 – Tempo: gestirlo sul lavoro è fondamentale per non perdere il resto della vita!

È online il nuovo episodio del Podacast “La Tenda Rossa”.

Puoi ascoltarlo gratis su Spotify e sulle principali piattaforme di streaming.

 

Qui di seguito, ti lascio lo script dell’episodio, nel caso in cui preferissi leggere un testo invece di ascoltarlo.

 

Io non ci posso credere, ma ci siamo! Eccoci alla prima puntata con ospite… e che ospite! Prima di presentarvela, però, vorrei introdurre il tema di oggi. 

Inizio con il sottolineare che la scelta del tema di oggi parte da quello che ho deciso essere il mio unico proposito di quest’anno: non voglio vivere per lavorare. E come posso farlo?

No, la risposta giusta non è “basta organizzarsi”! E anzi, onestamente questa risposta mi fa venire abbastanza la pelle d’oca…
Cioè, parliamoci chiaro, è ovvio che l’organizzazione è basilare, però non è vero che “basta organizzarsi”. 

Ma il punto è che l’organizzazione deve avere un profondo lavoro preliminare sugli obiettivi che vogliamo raggiungere, obiettivi che devono essere davvero i nostri e non imposti dall’esterno. 

Cosa intendo per obiettivi imposti dall’esterno? Intendo quelle situazioni in cui decidiamo di lanciare un video-corso perché lo fanno tutti, ci violentiamo a portare avanti una infinita morning routine perché ho visto su Instagram che fa tanto bene, inseriamo mille attività creative a settimana, partiamo a gennaio con una to read list di 90 libri l’anno… 

L’organizzazione, per come la intendo io, è l’anello di congiunzione tra l’introspezione (cosa mi piace fare, cosa devo fare anche se non mi piace, cosa vorrei fare per il futuro mio e del mio business) e l’operatività concreta delle mie giornate (per intenderci agenda e to do list).
Per me, sedermi al pc e avere un’idea delle azioni che dovrò svolgere durante la giornata è fondamentale, ma non è il mio obiettivo primario. 

L’obiettivo primario è non passare la mia vita lavorando. 

Quindi, anche quando può sembrare un po’ cointrointuitivo, quando ho poco tempo in genere lo investo per fare ordine, capire le priorità e darmi una scaletta. 

Quando invece mi butto nell’operatività, il rischio di saltare da un task all’altro come una scheggia impazzita è enorme.
La conseguenza principale è che poi mi sento frustrata perché ho faticato moltissimo, ma di fatto ho concluso poco… 

Per questo ho deciso che la mia ospite di oggi sarebbe stata una professionista con esperienza pluriennale e che spesso parla sui suoi canali di quanto una organizzazione ottimale e sostenibile sia stata molto utile a creare un business forte e un buon equilibrio tra vita personale e professionale. 

Quindi visto che ho parlato fin troppo da sola, passerei a presentare la mia prima meravigliosa ospite di questo cerchio, che ringrazio tantissimo da subito per aver creduto in questo progetto accettando di essere qui. 

Ho il piacere di avere qui con me Federica Davoli, in arte Rikaformica. 

Ciao Federica, benvenuta! Lascerei a te l’onore di presentarti… 

Ciao Giulia e ciao a tutti! Prima di tutto grazie, grazie di avermi invitato. Per me è davvero un  onore essere qui ed essere la prima tua ospite. Non solo per l’amicizia e la stima che ci lega,  ma anche perché trovo questo podcast e il tuo modo di vedere le cose affascinante e super  interessante. Quindi spero di poter portare il mio piccolo contributo e poter essere utile a chi  ci ascolta. Io sono una fotografa e una grafica specializzata in servizi di personal branding e  identità visive per artigiani e solopreneur che hanno bisogno di raccontarsi online attraverso le immagini, i colori e le grafiche. Ho un grande amore per i numeri e la parte organizzativa  del mio lavoro anche se non sono sempre stata così. Ho imparato a farlo (e sto ancora  imparando) per essere più serena e gestire quella furiosa parte di me che vorrebbe sempre  procrastinare all’infinito. 

Direi che possiamo entrare finalmente nel vivo della nostra chiacchierata. Io ho voluto fortemente iniziare il ciclo delle mie interviste con te perché sono rimasta molto colpita dalla tua guida sui rituali di benessere che hai mandato con la tua ultima newsletter del 2022. In quel bellissimo freebie (che se volete scaricare, potete trovare nei link in descrizione) si parlava sostanzialmente di un tema molto caldo ultimamente: il work-life balance (equilibrio vita personale e professionale). 

In particolare, mi è piaciuto moltissimo il punto in cui consigli di inserire obiettivi annuali che non siano solo lavorativi. Secondo me questo è un passo tanto semplice, quanto fondamentale perché permette proprio di cambiare prospettiva: dare spazio anche ad altro che non sia solo il lavoro e attribuirgli un valore determinante. Vuoi raccontarci quale valore ha avuto questo cambiamento di prospettiva per te? 

Io non sono sempre stata freelance. Ho aperto p.iva nel 2019 dopo aver lavorato in  azienda come dipendente per quasi 20 anni. Quindi, come immagini, era molto più facile  gestire lo stacco lavoro-vita privata. Io poi sono una che sapeva staccarsi molto bene da  quelli che erano i problemi dell’ufficio e una volta uscita da lì riuscivo a non pensarci e a  godermi i miei momenti di vita personale. Quando mi sono messa in proprio mi sono  trovata totalmente inesperta sulla gestione degli orari e dei tempi, quindi mi trovavo a  lavorare e basta con pochissimi momenti di stacco.

Ed un certo punto stavo un po  perdendo la bussola. Non mi ricordavo le cose, dimenticavo gli appuntamenti e anche la  creatività era veramente ai minimi storici. Ho detto ok devo fare qualcosa. Quindi ho  iniziato a segnare in calendario i momenti della settimana dedicati al lavoro, quelli dedicati  alle mie cose personali e quelli dedicati alla famiglia. Sempre partendo a segnare i  momenti dedicati a me stessa come inderogabili, poi quelli di lavoro, valutando prima e  decidendo anche quante ore volevo lavorare in una giornata e poi quelli della famiglia  perché secondo me sono anche i più facili da delegare se non si riesce a fare tutto.

Per  questo anche quando scelgo gli obiettivi dell’anno non ci possono essere solo obiettivi  lavorativi, ma obiettivi che ti permettano di crescere anche sotto altri aspetti. Per me gli  obiettivi lavorativi sono importanti si, ma sono una parte della vita. Sono quelli che se  realizzati ti permettono anche di vivere il resto della vita che vuoi. 

Restando sul tema del work-life balance, per molte persone che lavorano in proprio uno  degli interrogativi è come switchare da libera professionista e chiudere la testa quando non  lavori. Come fai soprattutto a non andare nel panico? Hai delle strategie per programmare  anche le pause e le riprese? 

Ecco su questo non sono sempre bravissima. Anche per me è difficilissimo chiudere la testa  quando non lavoro. Il mio poi è un lavoro creativo, e non sempre le idee arrivano quando  stabilisco io *ride*. A volte mi ritrovo a pensare a nuove idee e nuove cose mentre sono in  dormiveglia a letto o mentre lavoro la terra del mio giardino. Ma ci sta. Metto in atto alcuni  accorgimenti che mi aiutano.

Il fatto di programmare all’inizio dell’anno tutti i momenti di  pausa (so già che a luglio e agosto ad esempio quest’anno non lavorerò perché mi richiede  molta più energia lavorare col caldo che c’è qua in estate e con i figli a casa. So già che rendo  pochissimo). E stabilire almeno 2-3 giorni di stop dal lavoro ogni fine mese per ricalibrarmi e  ricaricare le energie. 

Parliamo invece di priorità sull’anno: come dicevamo prima, nella tua ultima NL hai parlato di individuare gli obiettivi dell’anno e preparare le relative to do list. Lavori anche su cicli più brevi? Fai riprogrammazione ogni tanto? Come mantieni il focus su quegli obiettivi principali quando arrivano gli imprevisti? 

Sì, quello sempre. Trovo importantissimo revisionare gli obiettivi su cicli più brevi perché se  vedi che qualcosa non sta andando come vorresti puoi aggiustare il tiro e adottare strategie  diverse. Io alla fine di ogni mese faccio una revisione di come è andato il mese sotto tutti gli  aspetti, vedo a che punto sono, vedo cosa è andato meglio e cosa invece non ha funzionato.  Se ho un obiettivo che voglio raggiungere durante l’anno ed è grosso e corposo, provo a  spacchettarlo in tante task più piccole e poi suddivido le task mese per mese.

Vedere task  piccole e fattibili mi aiuta a rendere più reale e raggiungibile un obiettivo perché altrimenti mi  scoraggio quando vedo una cosa troppo grossa da fare e non inizio mai.

Quindi i miei obiettivi hanno tutti delle sottotask con delle precise date di scadenza. Poi  cerco di non tenere tempi di realizzazione troppo stretti ma lasciare sempre un margine di  tempo più ampio che mi permette di gestire gli imprevisti che capitano sempre. 

E poi parliamo di qualcosa di pratico… Io ammiro moltissimo la pace che trasmettono i tuoi canali dal punto di vista visivo. Ma visto che ti conosco anche personalmente, questa stessa pace so che la emani anche di persona. E quindi non posso che osservare ammirata il modo in cui gestisci il tuo business e lo incastri con leggiadria in tutto il resto. Sono molto curiosa di sapere come gestisci la tua TO DO list. Così vorrei dare qualche spunto pratico anche a chi sta ascoltando questo episodio.

Quanti  punti ha in genere? Come gestisci la routine settimanale e giornaliera? Come fai intercalare  la To do nella settimana e come affronti le crisi e gli imprevisti?

La mia to-do list non ha un numero fisso di punti precisi. Le mie liste sono infinite: in base al numero di cose da fare, entro fine settimana – venerdì o sabato – mi prendo un’ora per programmare la settimana successiva.

Guardo le date di scadenza delle task della mia to do list e cerco di capire tutto quello che devo fare la settimana dopo – sia che riguardino il lavoro, la famiglia o la sfera personale.
Così, in base alla deadline, ho una visuale complessiva di quello che devo fare.

Agisco anche in base alle priorità: metto sempre tre punti non negoziabili della to do list da chiudere entro la settimana. Sono inderogabili e devo portarle a termine, quelle più urgenti.

Fatte queste, le altre posso anche rimandarle, se non riesco a chiudere tutto.
Questo aiuta l’ansia, e tutto il resto cerco di portarlo a compimento. Per me è un approccio che funziona molto bene!

Se invece penso al concetto di tempo che scorre: uno dei dubbi che sento più spesso in  consulenza quando propongo di lavorare sull’organizzazione del tempo è: come faccio a non  far diventare una perdita di tempo, guardare il tempo che scorre e pianificare tutto? Non sarebbe più utile passare quel tempo a fare le cose, invece che a pianificarle? Come fai a non farti venire ansie e sensi di colpa se ad esempio non riesci ad essere costante  nella pianificazione o nella registrazione del tempo? 

Avere un metodo è fondamentale. Imparare un metodo e padroneggiarlo bene in modo che  anche pianificare non risulti poi una perdita di tempo. All’inizio può sembrare difficile ma  poi diventa quasi automatico. E secondo me è lì che dobbiamo puntare.

Io utilizzo il metodo  GTD (Getting Things Done) di David Hallen e che mi ha insegnato la mia mentore  dell’organizzazione Chiara Battaglioni. E’ un metodo molto conosciuto, soprattutto negli  Stati Uniti e che ti permette di svuotare la mente da tutte le cose da fare in una lista e poi  classificare le varie attività. Hallen, dice che se devi fare una cosa per cui impieghi meno di 2  minuti, falla subito perché è inutile usare il tempo per pianificare una cosa che faresti prima  a fare subito. 






Ciao, sono Giulia e mi occupo di Personal Branding.

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